Qu’est-ce que les charges locatives ?
La mise en location d’un bien immobilier, quel qu’il soit (maison, appartement, garage...), induit des charges locatives. Les charges locatives représentent les dépenses liées à l’exploitation du bien qui sont payées par le propriétaire bailleur.
On distingue deux types de charges locatives :
- Les charges récupérables qui concernent les services qui profitent exclusivement au locataire et qui peuvent, par conséquent, être récupérées auprès du locataire par le propriétaire bailleur
- Les charges non récupérables qui ne concernent pas le locataire et qui, de ce fait, ne peuvent lui être récupérées par le propriétaire bailleur
Comment le propriétaire bailleur récupère les charges locatives ?
L’ensemble des charges locatives est payé par le propriétaire bailleur, mais une partie est due par le locataire qui occupe le bien. Il convient donc pour le propriétaire bailleur, dans le cadre du bail de location, de se faire rembourser cette part des charges locatives par le locataire selon deux méthodes :
- Le régime réel qui induit pour le locataire, le versement d’une provision de charges pouvant être soumise à une régularisation annuelle
- Le régime forfaitaire qui induit pour le locataire, le paiement des charges locatives selon un forfait. Le bailleur et le locataire se mettent d’accord sur le montant du forfait au moment de la signature du bail. Une fois ce forfait fixé, le propriétaire ne peut plus procéder à une régularisation des charges locatives.
Le choix entre ces deux méthodes de remboursement des charges varie en fonction du bail signé avec les locataires :
- Dans le cadre d’un bail d’habitation vide, le régime réel est obligatoire
- Dans le cadre d’un bail d’habitation meublé ou vide en colocation, le propriétaire peut choisir entre le régime réel et le régime forfaitaire
- Dans le cadre d’un bail mobilité, le régime forfaitaire est obligatoire
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Comment procéder à l’estimation des charges locatives ?
Que vous optiez pour le régime réel avec le versement de provisions ou pour le paiement au forfait, pour procéder à une estimation précise des charges locatives, il convient de connaître exactement quelles sont les charges dont le remboursement peut être exigé au locataire : à savoir les charges récupérables.
Quelles sont les charges locatives récupérables ?
Ces charges locatives récupérables sont par exemple :
- Le salaire versé au gardien/concierge de l’immeuble
- Les frais liés à l’ascenseur (électricité, exploitation, réparations mineures...)
- L’eau chaude et l’eau froide collectives
- Le chauffage collectif
Cette liste n’est pas exhaustive et une lecture attentive du décompte des charges de copropriété est recommandée. En outre, pour certaines des charges évoquées en amont, la récupération auprès du locataire pourra être totale ou partielle.
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Le décompte des charges pour calculer la provision ou le forfait
Pour estimer les charges locatives, il convient donc d’anticiper toutes ces dépenses. Pour ce faire, il est nécessaire de se baser sur le décompte individuel des charges de l’année précédente en faisant la demande de ce document au syndic de copropriété.
Ce décompte annuel des charges présente à la fois les charges récupérables et les charges non récupérables qui sont à régler chaque année par le propriétaire. À partir du décompte annuel des charges, il est donc possible de calculer les charges récupérables et de réaliser une estimation assez précise de la provision de charges ou du forfait à ajouter au loyer du locataire.
Quid de la régularisation des charges locatives ?
Le calcul du montant des charges récupérables représente un enjeu majeur si le locataire rembourse ces dernières au forfait, car aucune régularisation ne sera possible en cas d’erreur.
Au contraire, si une provision mensuelle a été fixée pour rembourser les charges locatives, le propriétaire peut procéder à une régularisation après la réception du décompte annuel des charges.
- Si la provision pour charge a été plus importante que les charges dépensées durant l’année, on dit qu’il y a un trop-perçu. Le propriétaire doit donc procéder à une régularisation en restituant le trop-perçu à son locataire en lui fournissant directement la somme d’argent ou en la déduisant de ses loyers.
- Si la provision n’a pas été suffisante pour couvrir les charges annuelles, on dit qui il y a un manque à percevoir. Le propriétaire est alors en droit de demander au locataire la régularisation du paiement des charges locatives. À noter que le propriétaire doit être en mesure de justifier cette régularisation des charges, car le locataire a le droit de la contester.
